どんな内容の仕事を秘書がするのか

どんな内容の仕事を秘書がするのかというと、組織あるいは上司の仕事のアシストをすることです。グループ秘書とマンツーマンの秘書とがいるのが特徴です。秘書の仕事は大きく分けると定型的業務と非定型的業務になります。普段から当たり前のように行うのが定型的業務という仕事です。挨拶状や贈答品の支度、オフィスの中を片付けて環境を整える、車の手配をするなどの仕事です。メインとなる秘書の仕事内容は、スケジュール管理ではないでしょうか。秘書がコーディネートするのは、上司の会議の打合せや出張、取引先訪問などの日取りです。反対に非定型的業務とは、急に入る普段の業務以外の仕事のことです。これにあたるのが犯罪や災害が起きた時の対処や、予定の変更、急な来客などではないでしょうか。きちんと秘書の仕事内容に対応するために必要なのは、多岐にわたる知識だではなく、急なことにあわてることなく対応できるスキルだといえるでしょう。絶対に上司の職権は守りながらも、仕事をするうえで上司がやりやすいようにマネージメントするのが秘書の仕事内容として重要なことです。情報を正確に伝達する表現力が上司や関係者とをつなげる役として働く秘書の仕事にはなくてはならないものです。記憶力も秘書には大事なもので、業務内容に限らず、取引先などの会社名や担当者の名前、顔などを覚えておかなければなりません。自分で正確な判断ができて実行力があり、どんなことにも前向きに取り組める人が秘書の仕事内容にぴったりの人材です。